Digitale Dokumentenablage – Dokumente
Menü Dokumente
Die Dokumentenablage erreichen Sie über das Menü „Dokumente“.
Dieses Menü ist nur verfügbar, wenn im Projekt eine Dokumentenablage wie SharePoint oder buildagil in der Konfiguration hinterlegt ist.
Beim Öffnen des Menüs werden Sie aufgefordert, sich auf der Dokumentenablageplattform anzumelden.
Ist im Projekt Single Sign-on (SSO) aktiviert, ist keine erneute Anmeldung erforderlich.
Nach erfolgreicher Verbindung wird die Ordnerstruktur ① der Dokumentenablageplattform angezeigt.
Basisfunktionen
Folgende Funktionen stehen zur Verfügung, unabhängig davon, ob eine Datei oder ein Ordner ausgewählt ist:
① Suche
Durchsucht die Dokumentenablage nach Dateien oder Ordnern.
② Filtern nach Prüfstatus
Filtert Dokumente nach ihrem aktuellen Prüfstatus.
③ Neuen Ordner erstellen
Erstellt einen neuen Ordner innerhalb des aktuell geöffneten Verzeichnisses.
④ Neue Datei(en) hochladen
Lädt eine oder mehrere Dateien in den aktuellen Ordner hoch.
⑤ Ansicht aktualisieren
Aktualisiert die Ansicht der Dokumentenliste.
Funktionen bei ausgewählter Datei oder Ordner
Wenn eine Datei oder ein Ordner ausgewählt ist, stehen zusätzliche Funktionen zur Verfügung:
① Zur Auswahl hinzufügen
Fügt die Datei oder den Ordner dem Auswahlkorb hinzu.
Dies ist die Grundlage für das Starten eines Workflows oder das Teilen von Dateien.
② Ordner erstellen
③ Datei / Ordner löschen
④ Herunterladen
⑤ Verschieben
Datei selektieren (1) und über die Funktion „Verschieben“ (2) einem anderen Ordner zuweisen (3).
⑥ Kopieren
⑦ Umbenennen
Auswahlkorb
Der Auswahlkorb bildet die Grundlage für:
-
Dateien teilen
-
Workflows starten
Er befindet sich oben rechts in der Oberfläche.
Um Dateien zu teilen oder einen Workflow zu starten, müssen diese zunächst zum Auswahlkorb hinzugefügt werden.
Dies kann beispielsweise einzeln pro Datei erfolgen:
① Klick auf das Symbol „Zur Auswahl hinzufügen“
② Der Hinweis bestätigt das erfolgreiche Hinzufügen zur Auswahl
③ Anzeige der aktuellen Anzahl an Dateien im Auswahlkorb
Alternativ können mehrere Dateien selektiert und anschließend über die Aktion „Zur Auswahl hinzufügen“ (1) in den Auswahlkorb übernommen werden.
Benachrichtigungen für Ordner aktivieren
Für Ordner können Benachrichtigungen aktiviert werden.
Dadurch werden Sie über Änderungen innerhalb eines Ordners informiert, zum Beispiel:
-
neue Uploads
-
Umbenennungen
-
Löschungen
Vorgehen:
-
Ordner auswählen
-
Auf das „i“-Symbol klicken
-
Im rechten Detailfenster Benachrichtigungen aktivieren
Dateien teilen
Nach der Auswahl von einer oder mehreren Dateien können andere Projektmitglieder darüber informiert werden.
Der Dialog „Dateien teilen“ kann über den Auswahlkorb geöffnet werden.
Der Verteilerkreis kann definiert werden über:
-
Einzeleingabe von Benutzern
-
Auswahl von Firmen (alle Benutzer der Firma im aktuellen Projekt)
-
Auswahl einer Verteilergruppe
Empfänger erhalten:
-
eine E-Mail
-
eine Nachricht in der big-Inbox
Zusätzlich wird die Aktion im Audit-Log gespeichert.
Neue Verteilergruppe erstellen
Für das Erstellen einer Verteilergruppe wird das Rollenrecht
„Verteilerlisten verwalten“ benötigt.
Im Dialog „Dateien teilen“ kann anschließend eine neue Verteilergruppe erstellt werden.
Der Verteiler kann befüllt werden mit:
-
Einzelpersonen
-
ganzen Firmen
Dateien extern teilen
Dateien können auch mit externen Personen geteilt werden.
Dazu im Dialog „Dateien teilen“ die Option „Extern versenden“ auswählen:
① Extern versenden aktivieren
② Externe E-Mail-Adressen eingeben
③ Optional Nachricht ergänzen
④ E-Mail versenden
Externe Empfänger erhalten Zugriff auf die entsprechenden Dateien.
Ordnerpfade kopieren und teilen
Ordnerpfade können kopiert und weitergegeben werden.
Vorgehen:
-
Über den gewünschten Ordner hovern
-
Informationssymbol (①) anklicken
-
Im Detailblatt den Link kopieren (②)
Der kopierte Ordnerpfad kann anschließend geteilt werden.
Weitere Spalten einblenden
Administratoren können ordnerspezifisch zusätzliche Spalten einblenden.
Diese Spalten basieren auf SharePoint-Metadaten.
Hinweis:
Das Anlegen neuer Spalten ist derzeit nur über die SharePoint-Oberfläche möglich.
Common Issues: Leere Seite
Achtung:
Wenn die Dokumentenansicht leer bleibt und keine Ordnerstruktur angezeigt wird, sind in der Regel die Pop-Ups für die Dokumentenablage blockiert.
Bitte aktivieren Sie in diesem Fall die Pop-Ups für build-big.ch in Ihrem Browser.
Hilfestellungen dazu finden Sie hier:
Chrome
https://support.google.com/chrome/answer/95472?hl=de&co=GENIE.Platform%3DDesktop
Firefox
https://support.mozilla.org/de/kb/pop-blocker-einstellungen-ausnahmen-problemloesung
Common Issue: Fehler „Authentifizierung erforderlich“
Problem:
Wenn die Meldung „Authentifizierung erforderlich“ erscheint und auch über „Erneut authentifizieren“ keine Ordnerstruktur angezeigt wird, liegt die Ursache meist ebenfalls an blockierten Pop-Ups.
Lösung
1. Ordnersymbol in big anklicken
Klicken Sie in big auf das Ordnersymbol – auch dann, wenn Sie sich bereits im Dokumentenbereich befinden.
2. Pop-Up-Symbol im Browser prüfen
Suchen Sie anschließend in der Adresszeile Ihres Browsers nach dem Pop-Up-Symbol.
3. Pop-Ups für build-big.ch erlauben
Klicken Sie auf das Symbol und aktivieren Sie die Pop-Ups für build-big.ch.
Danach sollte sich das Authentifizierungsfenster korrekt öffnen und die Ordnerstruktur wieder angezeigt werden.
Hinweise zu den Browsern
Im Browser Mozilla Firefox sieht die Freigabe der Pop-Ups entsprechend so aus:
Im Browser Chrome sieht die Freigabe der Pop-Ups entsprechend so aus:
Häufige Fragen (FAQ)
Warum sehe ich keine Dokumente?
Meist ist keine Verbindung zur Dokumentenablage hergestellt oder Pop-Ups sind im Browser blockiert.
Warum kann ich keine Dokumente teilen?
Zum Teilen müssen die Dateien zuerst dem Auswahlkorb hinzugefügt werden.
Wer kann Dokumente sehen?
Der Zugriff wird über Projektrollen und Ordnerberechtigungen gesteuert.
Kann ich Dokumente auch extern teilen?
Ja. Über die Funktion „Extern versenden“ können auch externe E-Mail-Adressen Zugriff auf ausgewählte Dateien erhalten.