Dokumente – Verwaltung der Ordnerberechtigungen
Übersicht
Die Zugriffe auf Ordner und Dateien innerhalb der Dokumentenablage werden über Sicherheitsgruppen gesteuert.
Diese Sicherheitsgruppen werden in Microsoft Entra ID (Azure) verwaltet und stehen anschließend auch innerhalb von big zur Verfügung.
Voraussetzung:
Eine integrierte SharePoint-Dokumentenablage mit benutzerdelegierter App-Registrierung.
Wichtig zu beachten:
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Die Verwaltung der Sicherheitsgruppen erfolgt in Microsoft Entra ID.
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Diese Verwaltung ist nicht projektspezifisch.
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Projektspezifische Sicherheitsgruppen müssen daher durch einen Administrator in der Projektkonfiguration hinterlegt werden.
Nur die dort hinterlegten Gruppen können anschließend innerhalb der big-Dokumentenablage zur Zugriffssteuerung verwendet werden.
Wer darf Dokumente sehen?
Welche Benutzer Dokumente und Ordner sehen können, wird über die hinterlegten Sicherheitsgruppen gesteuert.
Das bedeutet:
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Benutzer sehen nur die Ordner und Dateien, für die ihre Sicherheitsgruppe berechtigt ist.
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Die Berechtigungen werden nicht direkt pro einzelner Person in big vergeben, sondern über die zugeordneten Gruppen gesteuert.
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Nur Sicherheitsgruppen, die in der Projektkonfiguration hinterlegt wurden, können in der Dokumentenablage verwendet werden.
Wichtig:
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Die Sicherheitsgruppen selbst werden in Microsoft Entra ID (Azure) verwaltet.
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Die Auswahl der im Projekt nutzbaren Gruppen erfolgt in big über die Projektkonfiguration.
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Werden einem Ordner Leserechte oder Schreibrechte für eine Gruppe zugewiesen, gilt dies auch für die darin enthaltenen Dateien und Unterordner.
Dadurch ist sichergestellt, dass Benutzer nur die Dokumente sehen und bearbeiten können, für die sie im Projekt freigegeben sind.
Voraussetzungen
Nur Benutzer mit den entsprechenden Rollen und Berechtigungen können die Ordnerberechtigungen innerhalb von big anpassen.
Sollten bei der Nutzung der Funktion Probleme oder Fehlermeldungen auftreten, liegt dies häufig an fehlenden Berechtigungen innerhalb der Dokumentenablage.
Wenden Sie sich in diesem Fall an:
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Ihren Projektadministrator
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oder den Support
Ordnerberechtigungen einrichten
Innerhalb der Dokumentenablage können die Berechtigungen pro Ordner angezeigt und angepasst werden.
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Wählen Sie den gewünschten Ordner aus.
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Öffnen Sie über das entsprechende Symbol die Ordnerberechtigungen.
Je nach Ihren Zugriffsrechten können Sie dort die Berechtigungen anzeigen oder bearbeiten.
Nach dem Klick auf das Symbol werden die aktuellen Zugriffsrechte nach Gruppen angezeigt.
Gruppenberechtigungen hinzufügen
Über „Gruppe hinzufügen“ können weitere Sicherheitsgruppen für den ausgewählten Ordner hinzugefügt werden.
Die Berechtigungen gelten dabei für:
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den ausgewählten Ordner
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alle enthaltenen Dateien
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sämtliche Unterordner auf nachfolgenden Ebenen
Es kann zwischen zwei Berechtigungsstufen unterschieden werden:
Lesen
Benutzer können Dokumente öffnen und herunterladen.
Schreiben (Write)
Benutzer können Dokumente bearbeiten, hochladen oder ändern.
Hinweis:
Hinter der Berechtigungsstufe Schreiben (Write) steht in SharePoint die Berechtigungsstufe „Mitwirken“.
Berechtigungen auf den Root-Ordner
Die Berechtigungen auf den Root-Ordner der Dokumentenablage können ebenfalls angepasst werden.
Dies erfolgt auf oberster Ebene über den Button „Zugriff verwalten“ neben dem Eintrag „Dokumente“.
Über diese Funktion können die Berechtigungen für die gesamte Dokumentenstruktur verwaltet werden.
Berechtigungsmatrix exportieren
Ein Report über die aktuell eingestellten Berechtigungen kann ebenfalls über den Button „Zugriff verwalten“ neben dem Eintrag „Dokumente“ heruntergeladen werden.
Dieser Report stellt eine Berechtigungsmatrix dar und zeigt:
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welche Gruppen Zugriff haben
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auf welche Ordner die Berechtigungen angewendet sind
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welche Berechtigungsstufe vergeben wurde
Der Export eignet sich besonders für:
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Projektcontrolling
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Berechtigungsprüfungen
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Dokumentation der Zugriffsrechte
Häufige Fragen (FAQ)
Wer kann Ordnerberechtigungen ändern?
Nur Benutzer mit entsprechenden Rollen und Berechtigungen innerhalb des Projekts.
Warum kann ich keine Gruppe auswählen?
Die Gruppe wurde vermutlich nicht in der Projektkonfiguration hinterlegt.
Wo werden Sicherheitsgruppen verwaltet?
Die Verwaltung erfolgt in Microsoft Entra ID (Azure).
Gelten Berechtigungen auch für Unterordner?
Ja. Standardmäßig gelten Berechtigungen für den Ordner und alle enthaltenen Unterordner und Dateien.