Benutzer einladen und Rechte vergeben (Rollen, Projekte, Disziplinen)

1) Wo finde ich die Benutzerverwaltung?

Öffnen Sie die Verwaltung und wählen Sie Benutzer. Hier sehen Sie alle Benutzer und können Einladungen sowie Berechtigungen verwalten.

Unter der Rubrik Benutzer sind alle Projektbeteiligte (Benutzer, User) mit Zugang zur Plattform hinterlegt. Der jeweilige User erhält eine Einladung per E-Mail mit der er sich ein individuelles Passwort anlegen kann. Jedem Benutzer können unterschiedliche Benutzerrechte zugewiesen werden.

2) Neuen Benutzer anlegen (Einladung)

Klicken Sie auf Neuer Benutzer.
Aktivieren Sie optional Einladung per E-Mail versenden, wenn der Benutzer direkt eine Einladung erhalten soll.
Füllen Sie die wichtigsten Felder aus:
- E-Mail (für Login/Benachrichtigungen)
- Anzeigename
- Firma
- Rolle (steuert Funktionsrechte)
- Projekte (für welche Projekte der Zugriff gilt)
- Disziplinen (Lesen/Bearbeiten/Sichtbarkeit)
- Tags (optional)
- Issue-Zuweisung erlauben (falls der Benutzer Issues übernehmen soll)
Speichern Sie den Benutzer.

Hinweis: Falls die Dokumentenfunktion aktiv ist, müssen Ordnerrechte ggf. zusätzlich gesetzt werden (separat von der Benutzeranlage).

3) Bestehenden Benutzer bearbeiten

Öffnen Sie den Benutzer und passen Sie bei Bedarf Rolle, Projekte, Disziplinen oder weitere Einstellungen an.

4) Benutzer sperren oder löschen

Sperren: Nutzen Sie die Sperrfunktion, um einen Zugang temporär zu deaktivieren (z. B. bei Abwesenheit oder Sicherheitsvorfall).
Löschen: Nutzen Sie die Löschfunktion (Papierkorb), um einen Benutzer dauerhaft zu entfernen.

Tipp: Sperren ist meist sinnvoll, wenn später wieder Zugriff benötigt wird.

5) Rollen & Rollenrechte (wer darf was?)

Die Rolle steuert, welche Bereiche sichtbar sind und was ein Benutzer bearbeiten oder verwalten darf. In big gibt es (Standard) folgende Rollen:

KQ Admin

Für System-/Mandantenadministration (typischerweise intern oder für „Hauptadmin“).

Administration & Koordination
Benutzer verwalten
Alle Werte anzeigen & editieren
Ansichten anzeigen & verwalten
Attribute schützen
Auswertungen aktualisieren & editieren
Bibliothek verwalten, Clashes verwalten
Daten importieren & exportieren
Disziplinen verwalten
Dokumente hochladen/verknüpfen, Dokumenten-Sets & Dokumentengruppen verwalten
Dropdowns verwalten
Elemente anzeigen & bearbeiten

BIM Admin

Für Projekt-/BIM-Administration beim Kunden (meist die „Hauptrolle“ fürs Projekt).

Im Standard praktisch identisch zu KQ Admin (voller Funktionsumfang wie oben)

BIM Koordinator

Für Super User / Koordination, die Inhalte steuern und koordinieren, aber nicht alles administrieren.

Ansichten anzeigen & verwalten
Auswertung aktualisieren
Bibliothek verwalten, Clashes verwalten
Daten exportieren
Dokumente hochladen/verknüpfen
Dokumenten-Sets & Dokumentengruppen verwalten
(keine Benutzerverwaltung, kein Datenimport, keine Disziplin-/Dropdown-Verwaltung, keine „Alle Werte editieren“ im Standard)

BIM User

Für normale Anwender, die Inhalte nutzen.

Ansichten anzeigen
(keine Verwaltungs-/Editierrechte im Standard)

Read Only User

Für reines Lesen/Review (z. B. Auftraggeber/Stakeholder).

Ansichten anzeigen
Daten exportieren
(keine Verwaltungs-/Editierrechte im Standard)

Tipp zur Rollenwahl

BIM Admin: 1–2 Personen pro Projekt (Administration, Setup, Berechtigungen, Datenpflege)
BIM Koordinator: Fachkoordinatoren (Clashes, Bibliothek, Auswertung aktualisieren, Dokumentenstruktur/Gruppe pflegen)
BIM User: Projektteam, das primär konsumiert/prüft
Read Only User: Stakeholder, die nur nachschauen und ggf. exportieren müssen

6. Disziplin-Berechtigungen (Lesen / Bearbeiten / Sichtbarkeit)

Über die Disziplin-Berechtigungen wird gesteuert, welche Benutzer Modellinformationen und Attribute einer bestimmten Disziplin sehen oder bearbeiten dürfen.
Diese Einstellungen betreffen die Daten der big®-Datenbank, beispielsweise die Informationen im Detailblatt eines Bauteils.

Die Berechtigungen werden in einer Matrix dargestellt und pro Rolle und Disziplin definiert.

Bedeutung der Berechtigungen

In der Matrix werden drei Zustände unterschieden:

O – Owner
Benutzer besitzen Lese- und Schreibrechte.
Attribute der jeweiligen Disziplin können eingesehen und bearbeitet werden.
R – Reader
Benutzer besitzen nur Leserechte.
Attribute können eingesehen, jedoch nicht verändert werden.
– (kein Recht)
Benutzer besitzen keine Berechtigung für diese Disziplin.
Die Attribute dieser Disziplin sind für den Benutzer nicht sichtbar.

Was steuert diese Matrix?

Die Disziplin-Berechtigungen steuern insbesondere:

welche Attribute im Detailblatt sichtbar sind
welche Modellinformationen bearbeitet werden dürfen
welche Disziplin-Daten ein Benutzer lesen oder ändern darf

Diese Einstellungen beziehen sich ausschließlich auf Daten innerhalb der big Plattform.

Hinweis:
Diese Berechtigungen haben keine Verbindung zu Dokumenten oder Ordnerrechten.
Zugriffsrechte auf Dokumente werden separat im Dokumentenbereich verwaltet.

Praxisbeispiel

Ein Benutzer aus der Architektur-Disziplin könnte folgende Rechte erhalten:

Bedeutung:

O (Owner) → Lesen und Bearbeiten erlaubt
R (Reader) → Nur Lesen erlaubt
– → Keine Sichtbarkeit

Das bedeutet:

Architektur-Attribute können bearbeitet werden
Attribute anderer Disziplinen können eingesehen, aber nicht verändert werden

Wird dem Benutzer jedoch ebenfalls ein O-Recht in einer anderen Disziplin gegeben (z. B. Tragwerksplanung), kann dieser Benutzer auch die Attribute dieser Disziplin bearbeiten.

Neue Disziplinen

Wenn neue Disziplinen im Projekt angelegt werden, sind diese standardmäßig nicht für normale Benutzer sichtbar.

Ausnahmen sind:

KQ Admin
BIM Admin

In der Berechtigungsmatrix wird dieser Zustand durch ein Minus-Symbol (–) angezeigt.

Damit Benutzer Zugriff auf die neue Disziplin erhalten, müssen die Rechte manuell gesetzt oder über Standardrechte definiert werden.

Typische Rechtevergabe in Projekten (Best Practice)

Viele Projekte verwenden folgende Struktur:

Rolle	Eigene Disziplin	Andere Disziplinen
Architektur	O	R
TGA	O	R
Tragwerksplanung	O	R
Bauleitung	R	R
BIM Koordination	O	O
BIM Admin	O	O

Erklärung

Fachplaner

bearbeiten ihre eigene Disziplin
sehen die Informationen anderer Disziplinen

Bauleitung

benötigt meist nur Leserechte
nutzt die Daten zur Koordination

BIM Koordination

benötigt häufig Bearbeitungsrechte für alle Disziplinen
z. B. für:
- Attributkorrekturen
- Klassifizierung
- Koordinationsattribute

BIM Admin

besitzt vollständige Rechte

Hinweis für Administratoren

Wenn neue Disziplinen im Projekt erstellt werden, sind diese zunächst für normale Benutzer nicht sichtbar.

Automatisch sichtbar nur für:

KQ Admin
BIM Admin

Die Rechte müssen anschließend in der Disziplin-Matrix gesetzt werden, damit Benutzer die neue Disziplin:

lesen (R) oder
bearbeiten (O) können.

7) Benutzer massenhaft einladen (Excel-Import)

Nutzen Sie den Excel-Import, um mehrere Benutzer effizient anzulegen.

Ablauf:

Excel-Template herunterladen (aus der Benutzerverwaltung).

Datei ausfüllen.
Import starten, Excel hochladen und prüfen.

Im Import-Dialog zentrale Werte festlegen (z. B. Sprache, Rolle, Firma, Projekt).

Import abschließen.

Wichtig: Massenimport ist besonders sinnvoll, wenn Benutzer die gleiche Rolle und gleiche Projekte erhalten.
Hinweis Dokumente: Ordnerberechtigungen werden dadurch nicht automatisch gesetzt und müssen danach separat gepflegt werden.

8) Häufige Fragen (FAQ)

Ich sehe „Benutzer“ nicht in der Verwaltung.
→ Ihnen fehlen die nötigen Rechte (Rolle BIM Administrator oder höher).

Ein Benutzer kann keine Issues übernehmen.
→ Prüfen Sie, ob Issue-Zuweisung erlauben aktiv ist und die Rolle das zulässt.

Ein Benutzer sieht Inhalte einer Disziplin nicht.
→ Disziplin-Berechtigungen prüfen (Sichtbarkeit/Lesen/Bearbeiten).