Mit Workflows in big können Sie Dokumente anfordern und Dateien zur Prüfung weitergeben. Dieser Artikel zeigt, wie Sie einen Workflow starten, Dateien kommentieren und prüfen sowie laufende Workflows verwalten.
Workflow starten
Aus dem Dokumentenbereich
- Fügen Sie die gewünschten Dateien zur Auswahl hinzu. Verwenden Sie dazu das Warenkorbsymbol an einzelnen Dateien, auch wenn diese in unterschiedlichen Ordnern liegen. Alternativ markieren Sie mehrere Dateien und fügen sie gemeinsam zur Auswahl hinzu.
- Öffnen Sie den Warenkorb. Prüfen Sie die Dateiauswahl, passen Sie sie bei Bedarf an und starten Sie den Workflow.
- Geben Sie im Seitenbereich einen Titel ein, wählen Sie eine Workflow-Vorlage und ergänzen Sie bei Bedarf eine Beschreibung oder Nachricht. Prüfen Sie die enthaltenen Dateien und den Ablauf. Falls nötig, passen Sie die Fälligkeiten an.
- Klicken Sie auf Starten. Die Prüfaufgabe wird erstellt und die Beteiligten des ersten Prüfschritts werden benachrichtigt. Der Status der Dateien wechselt zu In Prüfung.
Wichtig: Pro Datei kann nur ein Workflow gleichzeitig aktiv sein. Im Warenkorb wird angezeigt, wenn eine ausgewählte Datei bereits Teil eines laufenden Workflows ist.
Über das Workflow-Widget
Im Workflow-Widget können Sie eine Schnellstart-Vorlage wählen, um Dokumente anzufordern, Dokumente zu prüfen oder einen frei konfigurierbaren Workflow zu starten.
Ohne Vorlage starten
Über das Workflow-Widget oder den Warenkorb können Sie einen Workflow per Schnellstart ohne Vorlage beginnen. In diesem Fall konfigurieren Sie den gesamten Ablauf beim Start selbst.
Workflow öffnen
Die Beteiligten des ersten Prüfschritts erhalten nach dem Start eine Nachricht in der Inbox. Über Zur Prüfung gelangen sie zur Prüfaufgabe. Der Workflow lässt sich auch über das Inbox-Widget, das Workflow-Widget oder die Workflow-Übersicht öffnen.
In der Prüfaufgabe sehen Sie die Details und Fälligkeiten des Workflows. Sie können Dateien im Viewer öffnen, Dateidetails einsehen und eine Datei freigeben oder ablehnen.
Dateien vorbereiten und prüfen
- Öffnen Sie die Datei aus der Prüfaufgabe. Falls big meldet, dass sie für Kommentare oder Redlining vorbereitet werden muss, klicken Sie auf Plan vorbereiten. Die Verarbeitung kann einige Minuten dauern. Sobald die Datei bereitsteht, erhalten Sie eine Benachrichtigung.
- Legen Sie Anmerkungen als Issues an. Issues anderer Beteiligter desselben Workflows sind vorgefiltert; ihre Markierungen sind in der Ansicht sichtbar.
- Prüfen Sie bei neu angelegten Issues die Details. Issues sind standardmässig keiner Person zugewiesen. Ergänzen Sie bei Bedarf Verantwortlichkeit, Status, Bereich und weitere Angaben im automatisch geöffneten Issue-Detailblatt.
- Geben Sie die geprüfte Datei frei oder lehnen Sie sie ab.
Dateiformate: Innerhalb von big können PDF-, DWG- und BIM-spezifische Dateien geprüft werden. Bei Office-Dateien lassen sich keine Issues anlegen.
Im Workflow kommunizieren
Während ein Workflow aktiv ist, können Sie im zugehörigen Chat Textnachrichten sowie Bilder oder Screenshots teilen. Die Kommentare sind nur im ausgewählten Workflow sichtbar.
Prüfschritt abschliessen
Ein Prüfschritt kann abgeschlossen werden, sobald alle zugehörigen Dateien geprüft und freigegeben oder abgelehnt wurden. Solange eine Entscheidung fehlt, bleibt der Abschluss gesperrt.
- Prüfen Sie die Entscheidungen für alle Dateien.
- Ergänzen Sie bei Bedarf eine Anmerkung.
- Klicken Sie auf Abschliessen. Der Workflow endet oder geht zum nächsten Prüfschritt über.
Dateien in einem laufenden Workflow verwalten
Benutzer mit dem Rollenrecht Workflows verwalten können die Dateiliste eines laufenden Workflows bearbeiten. Dabei lassen sich Dateien aus dem Workflow entfernen oder auf eine neue Dateiversion aktualisieren. Neue Dateien können einem bereits gestarteten Workflow nicht nachträglich hinzugefügt werden.
Wichtig: Das Entfernen und Aktualisieren von Dateien kann nicht rückgängig gemacht werden. Wird eine Datei während einer laufenden Prüfung in der Dokumentenablage durch eine neue Version ersetzt, läuft die Prüfung zunächst auf der ursprünglichen Version weiter.
Änderungen an der Workflow-Definition übernehmen
Wird die zugrunde liegende Workflow-Definition während eines laufenden Workflows geändert, können Administratoren die Änderungen im Reiter Schritte über Änderungen synchronisieren auf den laufenden Workflow anwenden, zum Beispiel nach dem Hinzufügen von Prüfern.
Wichtig: Eine Synchronisierung kann nicht rückgängig gemacht werden. Änderungen, die die Funktionsfähigkeit des laufenden Workflows beeinträchtigen würden, können nicht übernommen werden.