In der Workflowverwaltung erstellen Sie Vorlagen, mit denen Dokumente, Pläne oder Modelle angefordert, geprüft und freigegeben werden können. Für den Zugriff auf die Verwaltung benötigen Sie das gesonderte Rollenrecht Workflows verwalten.
Workflowverwaltung öffnen
Öffnen Sie die Workflowverwaltung in Ihrem Projekt. Dort sehen Sie die vorhandenen Workflowdefinitionen.
In der Übersicht können Sie eine Definition bearbeiten, als Vorlage speichern oder aus den Vorlagen entfernen, aktivieren, deaktivieren oder löschen.
Achtung: Wenn Sie einen aktivierten Workflow löschen, werden die laufenden Prozesse abgebrochen. Wenn Sie ihn stattdessen deaktivieren, laufen bereits aktive Workflows weiter.
Neuen Workflow erstellen
- Erstellen Sie in der Workflowverwaltung eine neue Workflowdefinition.
- Wählen Sie einen Einstieg: Ohne Vorlage starten, Dokumente anfordern, Dokumente prüfen oder Dokumente einholen und prüfen. Auch bereits gespeicherte eigene Vorlagen stehen zur Auswahl und können als Grundlage für einen neuen Workflow bearbeitet werden.
- Konfigurieren Sie die benötigten Schritte und die allgemeinen Einstellungen wie nachfolgend beschrieben.
Dokumente anfordern
Im Schritt Dokumente anfordern legen Sie fest, wer welche Dateien bis wann und wohin hochladen soll:
- Bestimmen Sie die Verantwortlichen für den Upload.
- Fügen Sie die geforderten Einträge hinzu. Sie können Einträge aus einem Dokumentenset verwenden oder freie Einträge definieren.
- Wählen Sie einen übergeordneten Ordner für die Dokumente und bei Bedarf einen eigenen Zielordner je Eintrag.
- Legen Sie die Frist als Anzahl Werktage ab Start des Workflows fest.
Prüfung einrichten
Für einen Prüfschritt hinterlegen Sie den Titel, die Prüfer, die Prüfdauer, eine Beschreibung und gegebenenfalls Mitwirkende. Zusätzlich können Sie festlegen, dass der Schritt erst nach seinem Fälligkeitsdatum abgeschlossen wird.
Für die Antworten der Prüfer stehen zwei Optionen zur Verfügung:
- Antworten von allen Prüfern anfordern: Standardmässig geht der Workflow weiter, sobald ein Verantwortlicher genehmigt oder ablehnt. Ist die Option aktiv, müssen alle Verantwortlichen dieses Schritts antworten, bevor der Workflow fortgesetzt wird.
- Dateien überspringen erlauben: Standardmässig können Prüfer eine Datei Genehmigen oder Ablehnen. Ist die Option aktiv, steht zusätzlich Überspringen zur Verfügung.
Allgemeine Einstellungen festlegen
Unter Statuslabel der Datei können Sie die Statustexte anpassen. Die Standardwerte sind Genehmigt, Genehmigt, mit Anmerkungen, Abgelehnt und Übersprungen. Der Status Genehmigt, mit Anmerkungen wird laut Vorlage für freigegebene Dateien mit offenen Issues verwendet.
Mit einem Präfix geben Sie dem Workflow ein Kürzel. Es steht vor der fortlaufenden Nummer und erscheint unter anderem in den Übersichten der aktiven und archivierten Workflows.
Weitere Schritte hinzufügen
Über + Schritt hinzufügen können Sie die Aktionen Dateien verschieben und Dateien kopieren ergänzen. Wählen Sie jeweils einen Zielordner, beispielsweise für genehmigte Dateien. Zusätzlich kann das automatische Umbenennen der Dokumente aktiviert werden.
Über das Schildsymbol öffnen Sie die Auswahl der Disziplinen. Legen Sie dort fest, welche Disziplinen die Workflow-Vorlage verwenden dürfen. Anschliessend haben nur diese Disziplinen Zugriff auf die Vorlage.