Mit einem Dokumentenset können Sie vorgeben, welche Arten von Dokumenten in einem Formular bereitzustellen sind, beispielsweise Pläne, Reports oder Garantienachweise. Das Set enthält einzelne Einträge für die geforderten Dokumente. Hier erfahren Sie, wie Sie es anlegen und für ein Formular vorbereiten.
Voraussetzungen für die Dokumentenablage
Damit die Dokumentenablage im Formular angezeigt wird, müssen in der SharePoint-Konfiguration von big diese Optionen aktiviert sein:
- SharePoint Graph API verwenden
- Benutzer Authentifizierung nutzen
- Dokumente hochladen ermöglichen
Dokumentenset und Einträge anlegen
- Öffnen Sie in den Einstellungen das Menü Dokumentensets ①.
- Legen Sie über die Schaltfläche zum Hinzufügen ② ein neues Dokumentenset an, geben Sie einen Namen ein und speichern Sie es ③.
- Fügen Sie dem Set über die Schaltfläche ① die geforderten Einträge hinzu. Jeder Eintrag steht später für ein bereitzustellendes Dokument, beispielsweise eine PDF-Datei.
Nach dem Anlegen können Sie einen Eintrag einzeln löschen oder durch Auswahl seines Namens umbenennen.
Dokumentenset im Formular bereitstellen
- Legen Sie ein Attribut an oder verwenden Sie ein bestehendes Attribut, in dem der Name des Dokumentensets hinterlegt wird. Über diesen Namen werden die erforderlichen Einträge bestimmt.
- Öffnen Sie den Tab Formulare ① und erstellen Sie ein neues Formular ②.
Die Einträge des Dokumentensets stehen anschließend im Formular für die Bereitstellung der geforderten Dokumente zur Verfügung.
Ein Dokumentenset gibt die benötigten Dokumenteneinträge vor. Eine Dokumentengruppe dient ebenfalls zur strukturierten Ablage, schreibt jedoch keine einzelnen Einträge vor; hochgeladene Dokumente können einer Gruppe zugewiesen werden.
Das Dokumentenset wird in dieser Funktion in Formularen verwendet, nicht im Gesamtmodell.