Mit Formularen legen Sie fest, zu welchen Instanzen oder Typen Informationen erfasst werden sollen. Sie können die angezeigten Elemente eingrenzen, Bearbeiter zuweisen und bei Bedarf Dokumente anfordern. Dieser Artikel führt Sie durch die Einrichtung und die anschliessende Verwaltung eines Formulars.
Voraussetzungen und Konfiguration öffnen
Die Formularkonfiguration ist standardmässig für die Rollen BIM Koordinator und BIM Admin zugänglich.
- Wechseln Sie in die Konfigurationsebene des Projekts.
- Öffnen Sie dort das Menü Formulare.
Formular erstellen
- Klicken Sie auf Neues Formular erstellen.
- Geben Sie im Einrichtungsassistenten die Pflichtangaben ein:
- Name: Bezeichnung des Formulars.
- Typ: Legt fest, ob das Formular Instanzen oder Typen zeigt.
- Element: Wählen Sie ein Element, mehrere Elemente oder alle Elemente aus.
- Legen Sie in den weiteren Schritten die für Ihr Formular benötigten Einstellungen fest:
- Firma: Ordnen Sie eine Firma zu, etwa wenn mehrere Unternehmen Einträge eines Elements bearbeiten.
- Benutzer: Weisen Sie einen Bearbeiter ausdrücklich zu.
- Disziplin: Legt fest, welche Attribute bearbeitet werden können.
- Filterprofil: Grenzt die angezeigten Einträge über ein vorhandenes Filterprofil ein, zum Beispiel auf betriebsrelevante Objekte.
- Ordner: Wählen Sie bei entsprechender Dokumentenablage einen Zielordner.
- Dokumentenset-Attribut oder Dokumentenset: Legen Sie bei Bedarf die Dokumentenanforderung für das Formular fest.
- Fortschrittsbalken anzeigen: Aktivieren Sie die Fortschrittsanzeige, wenn sie im Formular benötigt wird.
- Erinnerung aktivieren: Bei einer festgelegten Fälligkeit kann eine Erinnerung an den zugewiesenen Benutzer versandt werden.
- Fällig bis: Legen Sie den Termin für die Bearbeitung fest.
- Schliessen Sie den Einrichtungsassistenten ab, um das Formular anzulegen.
Formular nachträglich bearbeiten
Öffnen Sie in der Formularübersicht die Aktion Bearbeiten am gewünschten Formular. Die Angaben aus dem Einrichtungsassistenten lassen sich in einer Eingabemaske anpassen. Zusätzlich können Sie dort Attribut-Filter als Alternative zu einem Filterprofil hinterlegen.
Formulare verwalten
In der Formularübersicht stehen folgende Aktionen zur Verfügung:
- Bearbeiten: Öffnet die Einstellungen des Formulars.
- Kopieren: Öffnet eine Maske zum Kopieren des Formulars.
- Löschen: Löscht das Formular dauerhaft.
- Benachrichtigen: Sendet dem zugewiesenen Benutzer eine Einladung oder Erinnerung.
- Link: Kopiert den Link zum Formular.
- Wechsel zur Formularansicht: Öffnet das Formular in der Ansicht für reguläre Benutzer.
Dokumentenablage im Formular anzeigen
Wenn die angebundene SharePoint-Dokumentenablage im Formular angezeigt und für Uploads genutzt werden soll, müssen in der big Konfiguration folgende Optionen aktiviert sein:
- SharePoint Graph API verwenden
- Benutzer Authentifizierung nutzen
- Dokumente hochladen ermöglichen
Die Vorlage nennt hierfür die neue Graph API als Voraussetzung.