In der Dokumentenansicht von big können Sie zusätzliche Spalten für Informationen zu Ihren Dokumenten verwenden. Sie können Spalten als Pflichtfeld beim Upload festlegen und Werte mithilfe einer Dateinamenskonvention automatisch befüllen. Welche Spalten aktiv sind, wird pro Ordner konfiguriert und an Unterordner vererbt.
Dokumentenspalten verwaltenÖffnen Sie in der Dokumentenansicht über das Zahnrad-Symbol Dokumentenspalten verwalten. Sie finden es rechts oben in der Toolbar neben Dokumente anfordern, Ordner erstellen, Hochladen und Zu Sharepoint.
Wählen Sie Dokumentenspalte hinzufügen und legen Sie die Spalte fest:
- Titel: Bezeichnung der Spalte, beispielsweise „Dateityp“.
- Art: Typ der Spalte, den Sie im Dropdown auswählen.
- Pflichtfeld: Wenn der Schalter aktiv ist, muss beim Datei-Upload ein Wert für diese Spalte angegeben werden.
Öffnen Sie die Eigenschaften des Ordners. Dort verwalten Sie die aktiven Spalten. Über Spalten wählen können Sie verfügbare Spalten auswählen. Zu den Standard-Spalten gehören Version, Status, Größe, Geändert am und Geändert von.
Der Hinweis „Die Spalten kommen aus einem übergeordneten Ordner“ bedeutet, dass die Spaltenkonfiguration von einem übergeordneten Ordner übernommen wurde.
Wenn für den Ordner eine Dateinamenskonvention hinterlegt ist, können Sie bei einer Spalte das Symbol Spalte aus Dateinamenskonvention befüllen verwenden. Der Spaltenwert wird dann anhand des Dateinamens automatisch übernommen.
Leere Werte bestehender Dokumente befüllen
Die automatische Befüllung kann auch auf bereits vorhandene Dokumente angewendet werden. Wählen Sie oben im Eigenschaften-Panel des Ordners Leere Spalten befüllen. big® wertet die Dateinamen aus und ergänzt passende Werte bei Dokumenten, deren entsprechende Spalten noch leer sind.
Beispielsweise können bei vorhandenen IFC-Dateien die Spalten Disziplin und Phase anhand der Dateinamen befüllt werden, sofern diese Angaben in der hinterlegten Dateinamenskonvention enthalten sind.
In der Spaltenkonfiguration ist rechts an jeder Spalte erkennbar, ob sie Intern oder Extern ist:
- Interne Spalten werden in big verwaltet und können dort bearbeitet werden.
- Externe Spalten stammen aus einem angebundenen SharePoint. Ihre Werte werden in big® derzeit nur angezeigt. Zum Befüllen oder Bearbeiten müssen die Werte auf der SharePoint-Seite gepflegt werden, beispielsweise über Power Automate oder Skripte.